Det er ikke helt ligegyldigt, hvordan en virksomhed vælger
at opbevare og organisere alle sine mange digitale filer, der både indebærer dokumenter,
billeder, video og lyd, da måden man vælger at organisere disse på, er
afgørende for virksomhedens flow i arbejdet med og deling af vigtige dokumenter.
For mange virksomheder bliver løsningen et online, delt drev, som hurtigt kan
blive et rodet og uoverskueligt kartotek, der udmønter sig i problemer som simpelthen
at bruge for lang tid på at finde frem til de rette filer.
Digital asset management
Som løsning til dette problem findes der efterhånden en lang række forskellige værktøjer i form af et digitalt arkivhåndteringssystem, der også kaldes digital asset management, som hjælper jer med at få en overskuelig lagring af virksomhedens digitale filer. Med den rette software får I en informationsarkitektur, der logisk organiserer de mange filer i kategorier som lyd, video, fotos og dokumenter, så alle let kan finde frem til de filer, de skal bruge samt til hvor filerne skal uploades.
Din guide til digital asset management
Eftersom der findes mange forskellige softwareløsninger til at håndtere og organisere virksomhedens mange tusinde filer, kan det være en udfordring i sig selv at finde frem til netop den løsning, der passer til jeres behov. Følg linket Encode’s guide til digital asset management, og bliv endnu klogere på digital asset management samt hvad I skal være opmærksomme på, når I vælger softwareløsning til håndtering af virksomhedens dokumenter.
Hvornår har man behov for et digital asset management system?
Hvis der i virksomheden ofte bliver brugt for lang tid på at finde frem til de rigtige filer, er det i sig selv et tegn på behovet for et mere effektivt lagringssystem. Hertil hører ofte nogle gængse spørgsmål om rettigheder til billeder og video samt at mange filer er for store til videresendelse gennem e-mailsystemer, hvor et digital asset management system er jeres hjælp til et generelt mere effektivt flow i filhåndtering og kommunikation.
Gem, find og del filer på tværs af virksomheden
En digital asset managementløsning, der passer til netop
jeres virksomheds behov, vil reducere medarbejdernes tid på filsøgninger og
effektiviserer de interne og eksterne processer for deling af alle filtyper,
hvor der tidligere ofte ville opstå flaskehalse i administrationen af dokumenter.
Den rette software hjælper jer til, hvor hvilke filer skal uploades og gemmes,
hvordan man finder frem til de rette filer samt effektive løsninger til fildeling
af mange og store dokumenttyper.
Rettigheder til og administration af filer
Den centrale fordel ved et digital asset management system
er, at alle filer er samlet på et sted i en overskuelig kategorisering med
effektiv og hurtig adgang for medarbejderne. Herudover tilbyder systemerne mulighed
for at administrere enkeltindividers adgangsniveauer og hvem, der må redigere i
hvad. Sådan sikres i samtidig et overblik over, hvem der bruger og kan bruge de
forskellige filer. Hertil tilbyder systemerne muligheder for ekstern deling af
udvalgte filer og mapper til kunder og samarbejdspartnere med midlertidig
adgang og begrænset rettigheder til filer og dokumenter.
Digital asset management er den letteste løsning til at få alt samlet på et
bræt.